5 acciones para optimizar la gestión de la tesorería

La gestión de la tesorería impacta de manera importante en el crecimiento del negocio, sobre todo en momentos de incertidumbre económica y, a la vez, de mayor competitividad.

Tareas como la administración del efectivo disponible y el capital de trabajo, la planificación de los gastos e inversiones y el fortalecimiento de las líneas de crédito son vitales para asegurar la salud financiera de la empresa, así como los recursos necesarios para su expansión.

En otras palabras, la misión de la tesorería es proveer los recursos financieros necesarios para el desarrollo de la operación diaria, y de aquellos proyectos que garanticen el crecimiento y la supervivencia de la empresa en el futuro.

Para cumplir con esta misión, el equipo encargado de la tesorería necesita trabajar con datos precisos y actualizados en tiempo real, para poder efectuar un análisis certero y previsor con fiabilidad. Esto solo se posibilita incorporando la tecnología adecuada; para ello te compartimos las cinco tácticas para optimizar la gestión de la tesorería.

1. La automatización de la información

A pesar del mayor acceso a plataformas tecnológicas, y de la baja significativa en los costos, todavía son muchas las pequeñas y medianas empresas (pymes) que recopilan su información contable y financiera de forma manual; por ejemplo, a través de una plantilla de Excel. Esto no solo complica el análisis objetivo de datos como ingresos y costos, sino también la toma de decisiones importantes, como el reabastecimiento del almacén o el aumento de los precios.

Además, la comunicación entre diferentes áreas, como Contabilidad y Ventas. Para evitar problemas de este tipo, es esencial que las empresas cuenten con sistemas de administración empresarial que les permitan controlar de manera sencilla todo el ciclo de compraventa.

2. La estandarización de los procesos

Otro punto importante para optimizar la gestión de la tesorería es la alineación de todas las tareas relacionadas con esta área, a fin de reducir el error humano, aprovechar al máximo los recursos disponibles y cumplir a tiempo con tareas como la presentación de reportes, la rendición de cuentas y las auditorías. Otro beneficio de esta táctica es que, al optimizar las tareas, los equipos financieros tienen más tiempo para pensar en la estrategia y el largo plazo.

3. La adopción de la Nube

A medida que un negocio crece e incorpora nuevas actividades operativas, la gestión financiera se vuelve más compleja. ¿Por qué? Simplemente porque hay más fuentes de información; por ejemplo, más plantas de producción, así como más actores involucrados en la toma de decisiones.

Por eso es importante adoptar plataformas de almacenamiento y gestión de datos que funcionen en la Nube, para asegurar el acceso 24/7 y una interconectividad ágil entre diferentes equipos de manera segura y eficiente. La buena noticia es que hoy existen opciones de este tipo que permiten controlar la administración y la contabilidad del negocio.

4. La prevención del fraude

No importa el tamaño de tu empresa, las amenazas de fuga de información, ataques cibernéticos, robo y fraude siempre están latentes. Para evitar que se concreten es necesario ser proactivos en la detección y la gestión de esas amenazas. Por ejemplo, a través de un monitoreo permanente del flujo de caja o del uso de claves para acceder a información sensible, como el reparto de utilidades o el pago de bonos.

Por supuesto, también es clave gestionar de manera adecuada la seguridad cibernética de la empresa, mediante herramientas como el almacenamiento en la Nube, soluciones antivirus y antispyware, así como de redes de seguridad como un firewall.

5. La mayor colaboración del equipo financiero con otras áreas

A medida que la incorporación de tecnología y la automatización de procesos dejas más tiempo para el análisis y la estrategia, los equipos financieros tienen la oportunidad de potenciar su rol en la empresa. Para facilitar los análisis o dar mejores consejos se necesita interactuar más con otras áreas del negocio, como Ventas, Marketing o Logística.

Por eso, una táctica muy recomendada para la mejor gestión de la tesorería es la mayor colaboración interna, ya que así se propicia la detección de nuevas oportunidades, se aseguran los recursos necesarios para aprovecharlas y se gestionan mejor los riesgos.